As competências pessoais do organizador de eventos Equipe Target, 21/09/2016

A NBR 16513 de 09/2016 - Organizador de eventos - Competências pessoais especifica as competências dos profissionais que exercem a função de organizador de eventos. Pretende-se que esta norma seja utilizada por pessoas e organizações envolvidas com a organização de eventos; escolas, centros de formação, cursos, etc. envolvidos na formação de pessoas para atuação em organização de eventos; e desenvolvedores de normas, guias, procedimentos e outros documentos normativos relativos às atividades de organização de eventos.

Cada vez mais se ratifica a importância do mapeamento, análise e definição das competências de um profissional. A definição das competências (conjunto dos conhecimentos, habilidades e atitudes) é necessária na identificação de um profissional adequado para um determinado trabalho a ser desempenhado.

Para o organizador de eventos, que precisa desempenhar diferentes tipos de atividades para que um evento seja realizado a contento, a definição das competências torna-se ainda mais importante. Neste contexto, esta norma especifica as competências para que um organizador de eventos tenha potencial de desenvolver um serviço de qualidade e atender às necessidades do mercado de eventos.

Esta norma pretende servir de referência para nortear o desenvolvimento dos profissionais do segmento de eventos. Foi elaborada para auxiliar às organizações na seleção e contratação do organizador de eventos.

Compete ao organizador de eventos principalmente, desenvolver atividades de planejamento, organização, promoção, realização, gerenciamento de recursos e prestação de serviço especializado de eventos. Identificar e definir o evento, o que pode incluir: analisar pesquisas; acompanhar a tendência de mercado; serviços e ações da concorrência; identificar oportunidades e possibilidades de patrocínio e apoio; idealizar eventos; elaborar estudo de viabilidade; conhecer o histórico do evento e de evento similar anterior; identificar e analisar as características do evento; identificar o perfil do público-alvo e expectativa de número de participantes; planejar o objetivo e resultados esperados; identificar local, estrutura e serviços necessários, complementares e de terceiros; analisar e definir o temário e o calendário; planejar a programação técnica, científica e social; analisar e planejar a exposição mostra e lançamento; definir produtos e serviços adicionais; elaborar estratégias de comunicação e divulgação.

Coordenar o pré-evento, o que pode incluir: definir metas, ações estratégicas, logística, acessibilidade e questões de segurança e de sinalização; observar e cumprir a legislação; escolher fornecedores e prestadores de serviços; formar equipes; obter autorização de despesas extras; identificar o ponto de equilíbrio, estabelecer preço e formas de pagamento; controlar gastos; administrar pagamentos; elaborar protocolos, cerimoniais e regulamentos; providenciar transporte e hospedagem; cuidar dos procedimentos legais e de seguro; elaborar e controlar listas de participantes, convidados e palestrantes; elaborar e acompanhar a lista de checagem (check list); coordenar a organização do dossiê informativo e portfólio do evento; examinar e dimensionar equipamentos, instalação, móveis, sinalização e materiais diversos; analisar riscos e definir cobertura de seguro; providenciar manuais para os expositores, elaborar ou orçar cálculo e recolhimento de taxas (água, energia elétrica e limpeza).

Coordenar a comercialização e divulgação do pré-evento, o que pode incluir: identificar clientes potenciais; manter contato com o cliente; elaborar e analisar propostas, contratos, postagens, acordos e termo de responsabilidade; elaborar e apresentar relatórios; atuar como articulador, vendedor e comprador; estabelecer acordos e parcerias comerciais; avaliar resultados; captar patrocínio, apoio e recursos; negociar preço e formas de pagamento; analisar fluxo de vendas, coordenar o fluxo de comissões; munir os meios de comunicação de informações sobre o evento.

Coordenar a realização do evento, o que pode incluir: dimensionar e implementar uma secretaria; implementar a programação do evento; administrar contratos, acordos e parcerias; coordenar a logística geral do evento; manusear e entregar materiais; supervisionar e coordenar as equipes e os serviços (higiene, limpeza, brigadista de incêndio, segurança patrimonial, apresentação de funcionários, de prestadores de serviço e outros).

Deve tomar providências corretivas; receber os veículos de comunicação; orientar a montagem e a desmontagem do evento; acompanhar a vistoria de recebimento e entrega do local utilizado.

Assegurar a satisfação do cliente, o que pode incluir: acolher e recepcionar clientes, participantes, palestrantes e convidados; acompanhar o serviço de atendimento; orientar e acompanhar o atendimento aos clientes recomendados (VIP) e pessoas com mobilidade reduzida ou em cadeiras de rodas; prevenir e solucionar problemas; controlar e manter o padrão de qualidade; oferecer serviço personalizado; efetuar avaliação final junto ao cliente ou participante.

Atuar empresarialmente, o que pode incluir: maximizar a rentabilidade e a lucratividade; considerar questões de sustentabilidade para o evento; otimizar recursos e resultados; impulsionar novos negócios; manter-se informado sobre todos os aspectos do estabelecimento, novas tecnologias e negócios; observar as certificações existentes; representar a empresa; estabelecer e manter rede de contatos; trabalhar em parceria com empresas do setor; manter o valor comercial e o ativo do empreendimento; aumentar a projeção do empreendimento no mercado; incentivar e desenvolver ações motivadoras, de cooperação, participação e comprometimento da equipe; analisar resultados frente aos padrões de qualidade definidos; controlar custos e receita; obedecer a legislação e ao código de ética da empresa ou da categoria.

Maximizar a segurança e a privacidade do participante, o que pode incluir: assegurar a privacidade do participante no fornecimento de informações; supervisionar o controle de acesso ao evento; acionar as autoridades competentes; acompanhar as visitas precursoras; encaminhar à segurança patrimonial informações sobre anormalidades durante o evento; monitoramento e adequação de acessos e espaços privativos; verificar se as sinalizações e as instruções de segurança estão adequadas ao evento; acionar a segurança patrimonial; orientar e providenciar socorro em caso de acidente e emergência.

Coordenar o pós-evento, o que pode incluir: elaborar e encaminhar cartas de agradecimento; fornecer cadastros de participantes inscritos; emissão de certificados; tabular e apresentar dados estatísticos; controlar e efetuar pagamento aos fornecedores contratados; elaborar e apresentar relatório financeiro e notas de despesa; concluir e fornecer relatório do evento; apresentar avaliação global do evento.