Ferramentas de gestão: Quais são as essenciais para sua empresa? Fonte: Blog Ambra , 04/05/2022

As pequenas empresas e as que estão iniciando no mercado, geralmente, adotam uma abordagem informal quanto ao uso de ferramentas de gestão.

Frequentemente, elas são escolhidas aleatoriamente somente para suprir uma necessidade presente do momento.

A maioria das empresas nem sequer planejam ou organizam como devem atuar no mercado.

Com o passar do tempo, elas vão crescendo e se expandindo fazendo com que seja essencial gerir toda uma equipe, tarefas, atividades, prazos curtos, visando melhorar os processos e fazê-los fluir – de preferência, automaticamente (com pouca intervenção humana).

Assim acontece com a sua empresa em fase de crescimento, de evolução e expansão. Você alcançará um ponto em que terá vários projetos acontecendo em diferentes prazos e em diversas funcionalidades, o que fará com que tome medidas importantes para evitar e/ou solucionar eventuais problemas.

Para ser o mais eficiente possível com tempo, recursos e dinheiro, você deve considerar a adição de uma estrutura para a gestão eficaz e que o fluxo de projetos seja constante.

Talvez, a sua empresa seja iniciante ou já tenha larga experiência em usar técnicas ou softwares que auxiliem nos processos gerenciais, administrativos e empresariais.

E embora você possua diversas ferramentas de gestão com modernas tecnologias para a sua empresa, é sempre bom rever quais são aquelas que, de forma alguma, poderão estar ausentes. Será que você sabe quais são as essenciais?

Existem técnicas ou tecnologias que são fundamentais, independentemente se o seu negócio é antigo ou novo no mercado – elas permitem que os processos caminhem harmoniosamente.

Quer saber quais são elas? Nós preparamos uma lista com as 10 ferramentas de gestão que toda empresa deve usar! Confira.

10 ferramentas de gestão essenciais para a sua empresa

Ciclo PDCA
Canvas
Plano de Negócios
Mapas Mentais Gerenciais
Análise SWOT
KPIs
5W2H
OBZ
4Ps da Inovação
CRM

Toda empresa necessita de ferramentas de gestão visando auxiliar os processos e beneficiar toda a equipe e negócio.

1 – Ciclo PDCA

Objetivo: reduzir custos, estender os lucros e aumentar a satisfação do cliente;
Tipo: técnica, metodologia aplicada para empresas de forma constante visando sempre melhorias;
Funcionalidades: gera um controle eficiente de processos, tanto para atividades internas quanto externas; padronizam dados e informações e minimizam falhas e erros.

O que é ciclo PDCA?

O ciclo PDCA é uma ferramenta de gestão essencial para a sua empresa porque ele segue 4 etapas indispensáveis para mantê-la ativa e funcionando de maneira eficiente.

A sigla PDCA é de origem americana, muito popularizada na década de 50 e criada pori William Edwards Deming, professor de gerenciamento de qualidade dos EUA. Seu significado traduzido seria planejar, executar, analisar e corrigir.

2 – Canvas

Objetivo: permite ter uma visão global do seu negócio e estender todo o seu potencial, planejar como atingir o público específico e obter um excelente ROI;
Tipo: planejamento estratégico, desenvolver e esboçar modelos de negócios, tanto os que já existem quanto os novos;
Funcionalidades: quadro com 4 pilares: infraestrutura (recurso para chegar ao valor do produto para o cliente), oferta (produto e quanto custa), cliente (público específico, canais de contato com o consumidor e relacionamento pós-venda) e finanças (custos gerais e fontes de receitas da empresa).

O que é Canvas?

É uma ferramenta estratégica de gestão e empreendedorismo que permite descrever, projetar, desafiar, inventar e articular seu modelo de negócios.

O Canvas divide seu modelo de negócios em segmentos de fácil compreensão:

parceiros-chave,
atividades-chave,
recursos-chave,
propostas de valor,
relacionamentos com clientes,
canais,
segmentos de clientes,
estrutura de custos, e
fluxos de receita.

Você pode montá-lo em forma de quadro.

3 – O plano de negócios

Objetivo: descrever quais os objetivos que se quer para o negócio e os passos a serem dados a fim de atingi-los. Tem como meta diminuir os riscos e as incertezas para iniciar o projeto tendo um plano bem elaborado e com etapas;
Tipo: planejamento estratégico com passo a passo;
Funcionalidades: permite que o empreendedor reflita sobre as variáveis e invariáveis de seu negócio, realize o seu projeto de maneira organizada, estruturada e sequencial. Tem a ver com utilidade, quem será o responsável por cada atividade dentro do projeto e como chegar lá.

O que é um plano de negócios?

É um detalhamento do objetivo do negócio com um passo a passo simples, prático e concreto. Alguns empresários e empreendedores confundem o plano de negócios com o modelo de negócios.

Quer saber como montar um plano de negócios?

Enquanto que o plano detalha o objetivo do negócio e o passo a passo para efetivá-lo, o modelo de negócio se prende ao valor que a ser entregue ao público, bem como o seu conceito, visão, estrutura, inovação, necessidade etc.

4 – Mapas Mentais Gerenciais (e de hierarquia de cargos)

Objetivo: potencializar a mente para concretizar ideias a partir de um ponto central (ideia-chave). É desse ponto que se alinha as demais ideias que surgirem, como se fosse uma cadeia a fim de organizar o pensamento;
Tipo: Diagramas, gráficos, cadeia mental, mapa para concretizar tudo sobre o negócio;
Funcionalidades: dá direção para solucionar problemas, divide tarefas, já que trabalha com hierarquias, auxilia na gestão estratégica, estrutura o pensamento.

O que são mapas mentais gerenciais?

São ferramentas poderosas para gerenciar seus projetos e determinar a hierarquia de cargos. Também permitem administrar os seus objetivos e até mesmo suas listas de tarefas.

Os mapas mentais são muito orientados visualmente e permitem unir, gerenciar e compartilhar uma grande variedade de informações e recursos de forma rápida e fácil – tornando-os um elemento útil e fundamental para administrar o seu negócio.

5 – Análise SWOT

Objetivo: ajudar a identificar e qualificar os objetivos estratégicos, fazendo chamadas de julgamento sobre onde a empresa está atualmente internamente, no que diz respeito ao seu desenvolvimento e, externamente, em relação ao seu mercado e concorrência;
Tipo: análise de cenário, planejamento, metodologia estratégica;
Funcionalidades: descobrir as forças e fraquezas na empresa para enfrentar ameaças e potencializar oportunidades, aumentando vendas.

O que é análise SWOT?

É uma ferramenta de análise fundamental que pode ajudar na fase de descoberta e avaliação do seu planejamento estratégico.

Swot é a sigla que significa, traduzindo, forças, fraquezas, oportunidades e ameaças.

Força: valoriza, em primeiro lugar, os pontos fortes da empresa.
Fraquezas: identifica os pontos fracos a fim de melhorá-los para ir além do proposto. Visa ultrapassar limites.
Oportunidades: elas são identificadas e consideradas relativas aos pontos fortes e fracos da empresa. São vistas através do olhar para as fraquezas da empresa, evolução do mercado ou inovações tecnológicas. Elas formam a base dos objetivos estratégicos em que uma oportunidade pode ser adotada como uma meta.
Ameaças: analisa ou possíveis problemas enfrentados pela empresa. Exemplos de ameaças incluem a consolidação da concorrência, o aumento do preço do dólar, a evolução das tendências dos consumidores e a saturação do produto. As ameaças também podem advir de mudanças na legislação, leis tributárias ou requisitos de licenciamento. A identificação delas pode ajudar uma empresa a se preparar para problemas que possam surgir e desviar os seus objetivos estratégicos.

Saiba como realizar uma análise SWOT.

6 – KPI – Key Performance Indicator

Objetivo: saber se a empresa atingiu os objetivos propostos no por meio de um indicador e, com isso, aperfeiçoá-los continuamente;
Tipo: indicativo, avaliação, controle e desempenho;
Funcionalidades: mede o nível do desempenho de um projeto com o propósito de verificar se as metas determinadas foram cumpridas.

O que é KPI?

É um valor mensurável que demonstra quão efetivamente uma empresa está atingindo os principais objetivos de negócios. As corporações usam KPIs em vários níveis para avaliar seu sucesso na obtenção de metas.

Os KPIs de alto nível podem se concentrar no desempenho geral da empresa, enquanto os de baixo nível podem se concentrar em processos de departamentos como vendas, marketing ou call center.

7 – 5W2H

Objetivo: trazer praticidade para executar um plano de ação de qualidade e que traga maior controle nas tarefas;
Tipo: metodologia que cria planos de ação, checklist de tarefas a serem cumpridas;
Funcionalidades: fazer perguntas em busca de respostas simples, evitar falhas na comunicação, otimizar o desempenho da equipe, organizar as funções e o que cada um deve executar.

O que é 5W2H?

É uma ferramenta de gestão administrativa contendo um checklist de determinadas tarefas que precisam ser desenvolvidas com o máximo de clareza possível por parte dos colaboradores da empresa.

Ela funciona como um mapeamento destas tarefas, onde fica estabelecido o que será feito, quem fará o quê, em qual período de tempo, em qual área da empresa e todos os motivos pelos quais esta tarefa deve ser feita.

A sigla 5W2H significa:

What? – qual o objetivo do projeto
Why? – Justifica os motivos para realizar
Where? – determina o local de aplicação
When? – estipula o tempo que foi gasto para a finalização da tarefa
Who? – Quem são os envolvidos da equipe
How – métodos da execução
How much – custo total bem definido

8 – OBZ: Orçamento Base Zero

Objetivo: estabelecer recursos financeiros para atingir metas na empresa com o valor mínimo possível. Visa eliminar desperdícios e economizar ao máximo;
Tipo: planejamento orçamentário, ter o mínimo de gasto na empresa;
Funcionalidades: entende de onde se originam os principais gastos da empresa, estabelece metas de corte, prioriza o fundamental e elimina o supérfluo. Estabelece os recursos mínimos para a empresa atingir suas metas.

O que é OBZ – Orçamento base zero?

É um planejamento orçamentário que visa minimizar despesas e aumentar a receita da empresa.

Para isso, é elaborada estratégias a fim de otimizar valores para serem bem usados, evitando gastos desnecessários e fazendo bom uso de todo recurso financeiro.

9 – 4Ps da Gestão da Inovação

Objetivo: oferece uma visão abrangente sobre como gerir uma empresa de porte menor. No entanto, pode ser aplicado em grandes empresas, também. Pretende trazer inovação fortalecendo a competitividade no mercado;
Tipo: ferramenta de inovação;
Funcionalidades: funciona em 4 áreas de precisão:

1) propósito;
2) processos;
3) pessoas; e
4) políticas.

O que é 4Ps da gestão da inovação?

É uma ferramenta inovadora que trata de 4 Ps para que o seu negócio seja bem sucedido e se mantenha bem posicionado no mercado: propósito, processos, pessoas e políticas.

Cada ponto é abordado com o objetivo de deixar a sua empresa como referência no setor de atuação.

Ele tem tudo a ver com mudanças e busca sempre melhorar e aumentar a influência da empresa.

10 – CRM – Customer Relationship Management

Objetivo: gerenciar o relacionamento da empresa com o cliente visando a sua fidelização. O CRM também integra funções por meio de um software para que exista uma gestão eficaz com foco sempre no cliente;
Tipo: software com dados e informações integrados de todos os clientes da empresa;
Funcionalidades: fidelizar clientes, gerenciar dados e informações, manter um relacionamento de longo prazo com o cliente, melhorias nos produtos e serviços, dar suporte aos clientes e sempre procurar satisfazê-los.

O que é CRM?

É um sistema em formato de software capaz de gerenciar o relacionamento com o cliente desde o início da venda até a pós-venda. É formado por dados, informações importantes de clientes para o negócio.

Ao usar o sistema CRM, você pode armazenar informações de contato com os clientes e prospects, contas, leads, oportunidades de vendas em um único local. Certamente, um CRM agiliza muito o trabalho da equipe de vendas.

É armazenado, preferencialmente, na nuvem, a fim de que o acesso a esses dados estejam disponíveis a todos, em qualquer lugar e horário.

Para essa ferramenta de gestão, o foco no cliente sempre está em primeiro plano para a empresa. Por isso, ela é tão importante para aplicar nos negócios.

Você descobriu 10 ferramentas de gestão que são essenciais para que sua empresa esteja funcionando de forma organizada e harmoniosa. Cada uma possui um objetivo específico e funcionalidades peculiares. O ideal é que a escolha seja feita conforme a necessidade de sua empresa e projeto a ser executado.