Sistema 5S: O que é, Como Implantar em sua empresa e na sua vida. Fonte: Porto Gente, 11/05/2022

O sistema 5S ou filosofia 5S é de origem japonesa, e consiste em vêm de cinco etapas de organização de ambientes de trabalho, Seiri (utilização), Seiton (arrumação), Seiso (limpeza), Seiketsu (normalizar) e Shitsuke (disciplina). Ele também pode ser aplicado em sua casa ou rotina pessoal. O método 5S tem sido implementado de forma eficaz e participativa nas empresas, trazendo benefícios para diversos setores das organizações.

Aprenda sobre cada etapa detalhadamente e seus benefícios, e melhore a eficiência de seu ambiente pessoal e de trabalho.

Princípio dos 5’s
Originário da cultura japonesa, conhecida pela sua disciplina, eficiência e capacidade de organização. O sistema 5S é baseado em cinco palavras em japonês Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu e Shitsuke. No Brasil essas palavras foram traduzidas de maneira a não retirar o “espirito” delas, transformando-se em “senso”. Sendo assim, tornaram-se: senso de utilização, senso de organização, senso de limpeza, senso de padronização/normalização e senso de disciplina.

Aprender e aplicar os 5s proporciona a melhoria da qualidade de vida pessoal e profissional. As etapas do sistema, são como já explicado anteriormente, um senso, um costume de aplicar cada uma das etapas em seu dia a dia. É muito além de um simples sistema de organização de maneira eficiente de ambientes, os 5s funciona como uma maneira de adquirir o hábito de aplicar nos recursos da empresa, ou nos ambientes de sua casa, a necessidade de ordenar, padronizar o local de cada objeto, conservação da arrumação, reutilização, ou mesmo jogar fora ou reciclar estes recursos quando chegar o momento. A metodologia funciona a partir do momento que o colaborador internaliza os conceitos, como uma filosofia de vida pessoal, e aplica na sua rotina, tornando-se um comportamento natural.

A desordem em ambientes de trabalho pode afetar o desempenho dos colaboradores, trazendo desatenção, baixa produtividade, problemas de efetividade, além de ajudar a aumentar o número de acidentes de trabalho. Isso porque um ambiente de trabalho mal organizado acarreta interferências no humor e atenção de sua equipe. A aplicação do programa 5s ajuda a manter a do arranjo físico do espaço, nas estações de trabalho, que é fundamental.

Senso de utilização (Seiri)
O primeiro senso dos 5S diz respeito ao uso consciente e eficiente de recursos e de materiais. Deve-se fazer uma análise da necessidade de cada objeto, qual a utilidade dele para aquele ambiente. A ideia é retirar do espaço de trabalho tudo o que não seja útil, deixando apenas o que for realmente necessário para a execução das atividades.

Tudo o que não for útil ao ambiente deve ser descartado ou reutilizado em outro local em que tenha melhor utilidade. O objetivo é retirar as distrações que atrapalhem tanto a concentração quanto a produtividade de todos no ambiente corporativo.

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*Ciclo
A curto prazo, quando se aplica o Senso de Utilização, permite-se uma reflexão sobre a forma mais racional de emprego dos recursos e materiais da empresa, a fim de evitar desperdício. A longo prazo, a sua aplicação habitual proporciona condições operacionais de máxima eficiência.

Essa etapa é a preparação para o próximo S.

Senso de arrumação (Seiton)
Após deixar no ambiente apenas os objetos que possuem utilidade, eles devem ser organizados. O primeiro passo é estabelecer um sistema de comunicação visual, onde cada objeto fica disposto de acordo com a sua frequência de uso. Quanto mais frequente a sua utilidade, mais visível e acessível ele deve estar. Cada objeto deve ficar em um local específico e passar a ser um padrão essa disposição.

Como ferramenta para auxiliar na organização, uma dica é a utilização de estantes, quadros de avisos, e etiquetas para dispor os objetos e sinalizar o local correto de cada um deles. Isso permite que qualquer pessoa que use o espaço consiga manter o sistema de organização que foi estabelecido.

O Senso de organização traz benefícios como:

• Economia de tempo;
• Facilidade na localização das ferramentas;
• Redução de pontos inseguros;
• Maior facilidade no controle de estoque;

O 2º senso do sistema 5S pode ser aplicado não só no ambiente organizacional, mas também na vida pessoal, manter a sua mesa de trabalho organizada ou seu espaço de convívio organizado, te auxilia a organizar melhor suas tarefas, pensar com clareza, obtendo mais foco e ganhado maior eficiência.

SEISO (Senso de Limpeza)

Nesta etapa dos 5s, após eliminar do ambiente os objetos desnecessários, organizar os com utilidade, criando um sistema, é preciso conservar o novo ambiente. Para tanto, deve-se manter o asseio do local, dede o piso, as mesas, gavetas, estantes, arquivos, etc. Todos as pessoas que utilizam aquele espaço são responsáveis por manter a sua limpeza e organização. Isso permite que o Senso de Organização se mantenha.

O Senso de Limpeza vai além dos aspectos físicos. A sua aplicação também deve ser realizada nas relações interpessoais no ambiente de trabalho, onde prevaleça a transparência, honestidade, franqueza e o respeito.

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Programa 5S

Como resultado se obtém um ambiente agradável e salubre, além de facilitar a conservação e manutenção das maquinas e equipamentos.

SEIKETSU – Senso de Padronização e Saúde

O 4º senso do sistema 5S, trata sobre a padronização. Após deixar apenas objetos úteis no ambiente, organiza-los e limpar o local, é preciso incorporar esses novos hábitos. Isso será possível através de regras claras sobre a prática das novas rotinas. Cria-se procedimentos sérios sobre a organização e limpeza do ambiente de trabalhos.

O Objetivo da padronização é que as regras e padrões criados e exigidos tornem hábitos os outros 3S.

A utilização de sistemas operacionais que auxiliam a organização, a fixação de padrão de cores, formas, iluminação, localização, placas, entre outras coisas, é uma forma de ajudar a padronização. As regras devem ser claras e ficar muito bem sinalizada para cada funcionário.

Opinião
*Saúde mental e trabalho na quarentena

O senso de padronização também abrange o conceito de saúde. Sendo assim, a padronização de qualidade do ambiente de trabalho também faz parte do sistema 5S, a condição dos refeitórios, áreas de descanso, banheiros, vestiários, iluminação dos espaços , etc., deve ser constantemente verificado a existência de problemas, e solucionados, a fim de evitar problemas a saúde dos funcionários.

SHITSUKE (Senso de Disciplina e Autodisciplina)

O último S do sistema 5S trata do cumprimento e comprometimento pessoal de cada um dos colaboradores com as etapas anteriores. Nesta fase as empresas implementam programas pedagógicos que auxiliam os seus funcionários a manterem os hábitos anteriores.
Para se obter disciplina é preciso constante vigilância e controle, isso é tarefa da chefia de cada setor. O gestor não deve encarar essa atividade como fiscal do Sistema 5S, mas como um facilitador da sua aplicação.

Gestores e colaboradores devem manter diálogos constantes sobre as suas experiencias e impressões com o sistema, isso permite um feedback necessário para aparar as arestas necessárias e tornar a aplicação dos 5S mais ajustada a rotina da empresa.

As Vantagens do 5S

A implantação do sistema 5S traz vantagens a curto e longo prazo, são elas:

• Melhoria do Ambiente de trabalho;
• Melhoria nas relações humanas;
• Maior produtividade;
• Redução e prevenção dos acidentes de trabalho.

Como Implantar o Sistema

Para implementar o sistema 5S existe uma metodologia com 7 etapas, onde a última fase, a de manutenção, é constante, coincidindo com os S do sistema.

O início deve ser com a preparação da equipe que vai executar o projeto de aplicação dos 5S. Aqui é essencial a discussão em equipe e todo o setor envolvido sobre as prioridades, os descontentamentos dos funcionários do setor , etc.

Outro ponto importante antes do início da implantação, é realizar uma verificação do ambiente, desde as suas necessidades físicas, até pesquisa com os usuários e funcionários do local, sobre seus contentamentos e descontentamentos com o ambiente, assim fica mais claro quais as prioridades se deve ter ao executar o projeto.

Após essas avaliações iniciais, se inicia as fases para implantar o sistema 5s, são elas:

• 1ª Fase (Equipe da Implantação): equipe formada por diferente setores e hierarquias;
• 2ª Fase (Planejamento): equipe elabora um plano de orientação que determine quais ferramentas serão utilizadas, bem como dividir as atividades em etapas;
• 3ª Fase (Fotos e Registros): registra todas as áreas que serão aplicadas o sistema, focando principalmente nas áreas mais críticas. A equipe junto com as imagens pode discutir melhores soluções para chegar no resultado;
• 4ª Fase (Reunião): a equipe pode reunir toda o setor, ou empresa, onde será realizado a implantação e passar seus planos e orientar os outros funcionários sobre as mudanças. Essa fase é essencial para a conscientização dos colaboradores da empresa;
• 5ª fase (Implantação): após conscientização de todos dentro da empresa, a equipe pode iniciar a aplicação do sistema 5S, dividindo a equipo formada por setores, com divisão de tarefas;
• 6ª Fase (Acompanhamento): a equipe deve acompanhar os setores onde o sistema 5S foi implementado, verificando o seu desenvolvimento, pegando o feedback de cada setor, orientando e incentivando os funcionários para a aplicação dos 5S. Esse acompanhamento deve ser mensal;
• 7ª Fase (Check Retornos): avaliação dos acompanhamentos realizados observando as falhas, as opiniões, dificuldades da implantação e melhorando esses pontos.
13/05 [SEXTA-FEIRA] - PROGRAMA 10S: Senso de Utilização (SEIRI)
O sentido de SEIRI é “separar por grau, tipo ou tamanho”. O ponto inicial do 1º Senso é saber o que é essencial estar presente no ambiente de trabalho, eliminando tudo que não agregue valor, utilizando os recursos disponíveis de acordo com as necessidades e adequação, evitando excessos, desperdícios e má utilização. Saber utilizar é, antes de qualquer coisa, saber arrumar, separando o que é bom dos materiais que não servem mais para utilização, lembrando sempre de que aquilo que não serve para você pode ser útil para outros.

Benefícios:

- Maior senso de organização e economia, reaproveitando os recursos disponíveis (mesas, máquinas e equipamentos que não servem para você, mas podem servir para outras pessoas);

- Liberação de espaço para diversos fins;
- Aumento da produtividade das pessoas envolvidas;
- Prevenção de riscos de acidentes no local de trabalho;
- Evitar compras desnecessárias;
- Combater a burocracia.