Gestão de Projeto – O que é e para que serve? Fonte: Project Builder, 18/01/2023

O sucesso dos empreendimentos depende de um gerenciamento eficaz de todas as atividades. Apesar de as ideias inovadoras serem importantes para o futuro das empresas, se os profissionais que fazem a administração não forem capacitados para gerir de modo articulado e minucioso os negócios, é provável que as dificuldades surjam com o decorrer do tempo e atrapalhem as estratégias. Portanto, uma metodologia de gestão é muito relevante para evitar o fracasso dos empreendedores. Os métodos adotados precisam englobar todos os departamentos empresariais e garantir que os níveis operacionais da organização tenham fluidez e manutenção eficiente. Em virtude disso, os líderes devem entender a relevância de aplicar as melhores práticas e a importância de um gestor de projetos. É ele quem acompanha o desempenho dos colaboradores e se responsabiliza pela motivação das equipes para obter os melhores resultados. Neste artigo, vamos explicar o que é a gerência de projetos e para que ela serve. Além disso, vamos falar sobre o ciclo de vida, como implementar uma metodologia e as habilidades do gerente de projetos no gerenciamento das atividades.

Achou o tema interessante? Acompanhe a leitura e tire todas as suas dúvidas sobre gerência de projetos!

- O que é e para que serve um projeto?
De acordo com os dicionários de língua portuguesa, projeto é a palavra usada para definir um planejamento; a redação de novas leis; colocar em prática uma intenção; abrir uma empresa ou, ainda, uma documentação de edificação da construção civil. Contudo, isso abre um espaço muito amplo para aplicação do termo que é usado nas mais variadas ocasiões. Contudo, no ambiente corporativo, a definição de projeto é mais interessante e específica. O Guia Project Management Body of Knowledge (PMBOK) ajuda a responder esse questionamento, já que foi construído pela Project Management Institute (PMI). O manual registra que o significado do termo está relacionado aos esforços temporários que são empreendidos para a criação de resultados exclusivos. Além do mais, os projetos são usados para gerar soluções, serviços ou produtos únicos e que atendam às necessidades de pessoas físicas ou jurídicas. Ou seja, um projeto é temporário, tem início, meio e fim, o que o torna diferente das operações que são contínuas. Dessa forma, ele pode servir para construir residências, desenvolver um aplicativo ou criar uma mobília, por exemplo. Também serve para escrever livros, fazer viagens, implantar novas linhas de produção em indústrias e muito mais. Os seus principais aspectos são a limitação de recursos, o envolvimento de uma equipe, a elaboração de etapas com evolução planejada, o planejamento, a execução e o controle por profissional especializado e a definição de prazos.

- Como é o ciclo de vida de um projeto?
Como você pôde ver, os projetos precisam ser controlados, planejados e executados por pessoas que tenham conhecimento na área. Eles têm ciclos de vida, que correspondem às fases indispensáveis para planejamento, execução e encerramento das atividades.

Abaixo, veja quais são as principais etapas de um projeto!

- Fase inicial
Inicialmente, os líderes devem coletar todos os dados indispensáveis. O gestor e a equipe precisam ter acesso às informações sobre custos, tempo, qualidade e restrições que podem interferir na conclusão das demais etapas. Na fase de iniciação, o profissional responsável faz o registro das limitações e das premissas identificadas.

Nesse momento, é necessário obter uma compreensão macro de modo que o gerente conheça todas as possíveis interferências e influências que poderão surgir e impedir que o projeto seja bem-sucedido. Use um termo de abertura para registrar todas as informações pertinentes e obtenha o consentimento dos líderes da empresa a respeito das ações que serão feitas para gerar resultados.

- Fase do planejamento
Depois que os diretores ou sócios concordarem com o projeto, inicie o planejamento das atividades. Nessa etapa, será necessário fazer um detalhamento a partir da visão geral que foi elaborada na fase de iniciação. Chegou a hora de pensar nos detalhes para a estruturação do plano, de maneira que ele se torne consistente.

O programa apresentado pelo gerente precisa ter sucesso garantido. Para isso se tornar realidade, o gestor deve usar alguns documentos que estão incluídos na Estrutura Analítica de Projeto (EAP). São eles: o plano de gerenciamento de riscos, o cronograma da proposta, o planejamento das comunicações, as estratégias de qualidade, entre outros.

- Fase de execução
O gerente precisa ter a sua atenção e os seus esforços voltados para a realização de tudo o que foi planejado na fase de execução. As atividades deverão ser executadas com agilidade, segurança e efetividade, conforme as estimativas lançadas no cronograma durante a fase de planejamento. Entretanto, poderão ocorrer mudanças e pedidos de alterações feitos pelos clientes ou chefias.

Nessa fase, o foco do gestor será atender aos padrões preestabelecidos e promover melhorias contínuas, além de seguir os procedimentos. É preciso entregar resultados excelentes, com a qualidade almejada e planejada na etapa anterior do ciclo de vida.

- Fases de controle
O monitoramento abarca o controle das tarefas e acontece concomitantemente com o processo de execução. Essa é a maneira mais segura de o gestor ter a garantia de que as atividades são executadas conforme o planejamento inicial. Nessa fase, os avanços são validados de acordo com o progresso dos serviços e os desvios podem sofrer intervenções.

O controle parte da premissa de que as metas foram fixadas durante a etapa de planejamento e de que os indicadores foram predefinidos com antecedência. Dessa forma, essa fase se preocupa somente com o progresso das atividades em comparação ao plano e com o monitoramento do desempenho dos colaboradores.

= Fase de encerramento
Essa é a fase de finalização do projeto, na qual há etapas que são feitas com a finalidade de tornar oficial a conclusão do projeto, com a agregação de dados importantes para os próximos empreendimentos. Isso significa que essa etapa do ciclo de vida dos projetos ainda requer esforços por parte do gestor.

Na ocasião, são executadas as ações derradeiras, tais como o registro do aprendizado — por meio de documentações que expõem a experiência dos colaboradores e gerentes — bem como a assinatura do termo de aceite — que encerra a proposta e isenta os empresários de futuras responsabilidades.

- O que é gestão de projeto?
Essa é a atividade feita pelo gestor que se especializou nesse segmento. Ele vai aplicar o conhecimento, as técnicas aprendidas e as suas habilidades para que os planejamentos sejam um sucesso. As ações do profissional envolvem gerenciamento, administração e coordenação em todas as fases do ciclo de vida de um projeto.

Na atualidade, a maioria das empresas investe nessa área, contratando gestores de projetos, treinando os seus colaboradores e promovendo e participando de eventos. Cursos, palestras e especializações são oferecidos aos interessados ou consultores especialistas são contratados para suprir as necessidades dos administradores de organizações.

O gerenciamento eficiente é um diferencial que torna as atividades empresariais mais dinâmicas e ágeis. As organizações que aplicam as metodologias de gestão de projetos entregam mais valor à sua clientela, tendo em vista que os seus gestores desenvolvem habilidades nos seguintes assuntos:

gerenciamento estratégico;
gestão do negócio;
técnicas de gerenciamento;
métodos de liderança.

O assunto está em pauta no exterior desde os anos 90. Todavia, as empresas brasileiras somente perceberam a importância da gestão de projetos para os seus negócios nos últimos anos. Se não houver investimentos nessa área, é provável que os negócios não sobrevivam por muito tempo no mercado, que está mais competitivo a cada dia.

Vale a pena investir na obtenção de conhecimentos relacionados a essa área. Os projetos ajudam a alcançar os objetivos dos empreendedores por meio de criação, inovação, invenção e desenvolvimento de novas ideias. Entretanto, os esforços exigem um gerenciamento adequado, para que as empresas obtenham destaque diante da concorrência.

- Como implementar uma metodologia de gestão de projetos?
Uma gestão de projetos de qualidade é um pilar básico para o sucesso global de um plano de ação e, até mesmo, para o negócio como um todo. A metodologia influenciará, de maneira benéfica, todos os níveis da organização, proporcionando resultados promissores. Contudo, antes da implementação da metodologia, é preciso preparar as equipes envolvidas no programa.

Descubra como!

- Conscientize-se e familiarize-se com todos os mecanismos de gerenciamento
Antes da implementação da metodologia de gestão de projetos, um aspecto que faz toda a diferença é a familiaridade dos funcionários com atividades que exigem método. Por exemplo: cronogramas e softwares que monitoram o andamento (prazos, verba, pessoas, atrasos) de um projeto faz com que o uso de novos mecanismos de gerenciamento se torne muito mais simples para todos.

Estabeleça padrões de conduta e de protocolos na condução de todas as atividades desenvolvidas na empresa. Dessa maneira, além do ganho de produtividade, minimização de perdas, de retrabalhos e de atrasos, você ainda poderá contar com colaboradores mais bem preparados.

- Capacite seu time
Mesmo após a fase de adaptação a um dia a dia mais “técnico” e com atividades que exigem padrões, seu time ainda precisará se adaptar às particularidades da nova realidade, para que não se sintam desorientados em relação à metodologia de gestão e ao funcionamento dos métodos adotados. Com esse treinamento, seu time passará a compreender a importância do método no cotidiano da empresa e, por isso, conseguirá se engajar muito mais, ganhando qualidade no desenvolvimento das tarefas.

- Tenha objetivos claros e precisos
Para que uma metodologia de gestão de projetos atinja todo seu potencial, é necessário que seus objetivos e metas sejam claros desde o começo da sua implementação. Tais metas nortearão todas as atividades e funcionarão como uma espécie de referência para os funcionários, prevenindo atrasos, falta de foco, desperdícios de recursos (humanos e financeiros), perda de produtividade, entre outros.

Além disso, essa “transparência” no estabelecimento de metas afeta diretamente a continuidade da motivação da equipe e torna o trabalho como um todo muito mais organizado e convidativo para os envolvidos.

- Descentralize o trabalho
Gestores que tentam desenvolver todas as atividades sozinhos ou que impedem que outros membros da equipe tenham autonomia na tomada de decisões acabam atrasando o andamento dos processos e diminuindo a produtividade. Apenas para deixar claro, é importante, sim, que o gestor avalie e monitore todos os processos. Contudo, não é indicado concentrar todos os poderes em suas mãos.

Delegar tarefas permite um rendimento muito maior e, ainda, alimenta o espírito de equipe, pois acaba funcionando como um reconhecimento da capacidade da equipe de tocar o projeto e decidir temas importantes. Acredite, seu time se sentirá muito mais motivado e inspirado se perceber que é valorizado e tem credibilidade bastante para que decisões importantes o envolva diretamente.

- Escolha softwares de gestão de projetos de qualidade
Por fim, e provavelmente um dos aspectos mais importantes, lembre-se de estudar bastante suas necessidades, metas e opções oferecidas no mercado antes de fazer sua opção de software de gestão de projetos.

É indispensável que as plataformas e os aplicativos que farão parte do dia a dia de trabalho da sua empresa sejam ferramentas que realmente facilitem o desenvolvimento de atividades e o ajudem a conquistar mais agilidade e eficiência operacional e organizacional — aprimorando os resultados globais de toda a organização.

Alguns recursos devem ser priorizados no momento da sua escolha de software — e geralmente só são encontrados nas versões de maior destaque no mercado. Alguns deles são:

indicadores de qualidade e de produtividade;
gerenciamento de riscos;
gestão de custos e despesas;
monitoramento e apontamento de horas;
alocação de equipes;
cronogramas operacionais;
agendas globais e específicas;
antecipação de problemas e crises;
avaliação de resultados, como é o caso do ROI.

Além de todos esses recursos, é fundamental que seu software tenha uma interface inteligente e de simples manuseio, permitindo maior e melhor estruturação dos seus projetos. Muitos gestores acabam perdurando com tecnologias que não cumprem o esperado e não as trocam por receio de perda de produtividade no período de adaptação de uma nova.

Esse é um erro comum, mas saiba que existem opções altamente promissoras e referenciadas quando o assunto é business intelligence. Você não vai querer ficar para trás, não é verdade? Uma boa gestão de projetos vai muito além de equipes preparadas ou objetivos bem estabelecidos. É preciso inteligência na escolha das ferramentas que serão usadas para o desenvolvimento das atividades.

Principalmente, é necessário fazer uma avaliação, junto a essas tecnologias, de todos os resultados apresentados em cada fase da execução para, assim, haver uma integração e uma potencialização dos esforços. Desse modo, a sua equipe conquistará muito mais competência estratégica para a projeção da empresa no competitivo mercado.

- Quais são as habilidades do gerente no gerenciamento de projetos?
O gerente de projetos deve estar capacitado para a resolução de questões de forma ágil. Sendo assim, ele deve ser organizado e ter agilidade para calcular riscos e tomar decisões acertadas, bem como inspirar a sua equipe. Entre as suas principais habilidades estão a capacidade de planejar cada passo de forma minuciosa e a flexibilidade para fazer mudanças estratégicas.

Além disso, ter facilidade para gerenciar e motivar pessoas, incentivando-as a se tornarem melhores a cada dia. Por esse motivo, precisa se comunicar bem, aprender sempre, ser um bom negociador, aceitar as mudanças como parte dos projetos, gerenciar processos de forma adequada, avaliar perigos e conseguir manter o foco nos resultados.

- Habilidades interpessoais
São essenciais para os gerentes fazerem o gerenciamento da sua equipe e das expectativas de todos os envolvidos com o projeto. Elas darão ao profissional a capacidade de enfrentar momentos de dificuldades, solucionar questões, resolver conflitos e manter a equipe focada diante da pressão. Assim, o gerente deverá ter espírito de liderança, conhecimento cultural e político etc.

Por outro lado, o profissional busca o aprimoramento obtendo conhecimento em gestão de projetos. O aprendizado por meio de treinamentos, capacitações e palestras poderá ser aplicado nos projetos e levá-los ao sucesso. Quer saber como? Estude o Guia de Gerenciamento de Projetos, participe de fóruns e faça cursos. Você será responsável por reduzir as resistências e influenciar positivamente.

- Habilidades de gerenciamento
Estão relacionadas à capacidade de falar em público e de escrita, conhecimento de técnicas de negociação, facilidade de apresentação e construção de equipes. Um ótimo gerente consegue influenciar as pessoas e motivá-las por meio de recompensas e reconhecimentos. Por outro lado, sabe conduzir com eficiência o processo decisório.

A negociação pode ser facilitada se o gerente mantiver um bom relacionamento com os líderes responsáveis por administrar recursos. O gestor de projetos competente identifica os interesses desses outros gerentes e evita desperdiçar recursos escassos da organização para se manter alinhado a eles. Ele cria relações de confiança com a maioria dos colaboradores.

- Habilidades de gestão de projetos
Já as habilidades em gestão de projetos são as características ou as qualidades do profissional que elevam as possibilidades de os projetos serem bem-sucedidos. Elas sofrem a interferência dos fatores ambientais, visto que a competitividade entre funcionários exige maior capacidade de gerenciar conflitos, por exemplo. Essa competência costuma ser relevante quando falta colaboração entre as partes interessadas.

A comunicação eficaz é extremamente importante, já que muitos gerentes passam a maior parte do tempo se comunicando e cobrando uma postura apropriada de sua equipe. O profissional precisa liderar por meio do próprio exemplo, para não desmotivar a equipe e perder a credibilidade. Além do mais, terá que entender as deficiências do time e propor caminhos alternativos.

Líderes eficientes têm iniciativa e dominam as ferramentas de gestão de projetos. Essas habilidades são cruciais para minimizar os impactos negativos ou impedir que eles ocorram. Por isso, invista na obtenção de experiência com as soluções usadas pelos gerentes e procure se adaptar às inovações tecnológicas que integram setores e conectam pessoas.

- Quais são as principais ferramentas e técnicas de gerenciamento de projetos?
Existem diversas técnicas para gerenciar projetos, tais como soluções de qualidade, recursos humanos, comunicações, riscos, aquisições etc. Usar soluções inapropriadas provoca atrasos e impacta a produtividade dos colaboradores.

A seguir, veja as ferramentas, de acordo com as diversas áreas do Guia PMBOK, que motivam e auxiliam os gerentes e o seu time a cumprir os objetivos de cada etapa!

- Ferramentas genéricas
Outra ferramenta interessante é conhecida como 5W2H, sendo bem eficiente para a orientação clara e simples de pessoas, para que elas compreendam problemas e necessidades. Com ela, o gestor documenta, identifica alternativas e gera planos de ação eficazes. Já a técnica Delphi obtém o consenso de especialistas e preserva o anonimato deles. Observe algumas ferramentas genéricas

grupos de discussão;
técnicas de criatividade em grupo;
oficinas facilitadas;
questionários e pesquisas;
análise dos documentos;
diagrama de contexto;
geração de alternativas;
análise de produto.

- Ferramentas de escopo
Uma ferramenta que merece destaque são as reuniões que precisam ser produtivas. Para isso, é preciso algumas boas práticas, por exemplo, ouvir a opinião de pessoas por meio de pesquisas, discussões em grupo ou consultas individuais de profissionais especializados.

As ferramentas de gerenciamento de escopo são:

análise de dados;
coleta de dados;
tomada de decisão;
habilidades interpessoais e de equipe;
representação de dados;
diagrama de contexto;
decomposição;
protótipos.

- Ferramentas de tempo
São relacionadas ao cronograma de projeto, por exemplo, a análise de alternativas que consiste em avaliar as diversas possibilidades de execução das etapas. As análises de desempenho, por sua vez, são úteis para fazer a comparação da linha de base com as atividades feitas e o planejamento de cada fase. Confira as opções desta modalidade:

análise de rede do cronograma;
lead time ou tempo de antecipação;
compressão de cronograma;
publicação de dados para auxiliar as estimativas;
determinação de dependências.

Por fim, a estimativa análoga é baseada nos pacotes de atividades e trabalhos similares dos projetos anteriores, para que seja feita uma estimativa de custos e de duração das etapas predeterminadas. As chances de registrar os históricos de execução anteriores e usá-los de modo efetivo são maiores se o nível de maturidade da empresa for alto.

- Ferramentas de custos
O financiamento é uma possibilidade de fazer a captação de recursos financeiros para atender às necessidades do projeto, por meio de investidores pessoa física ou jurídica, bancos e financeiras. Por outro lado, a análise das propostas dos fornecedores serve para a validação dos custos estimados. A ferramenta denominada agregação de custos é usada para somar os custos totais dos pacotes.

Há softwares de gerenciamento de projetos que agregam os custos de modo automático. Já a reconciliação de limite dos recursos identifica se os gastos seguiram o planejamento e se não houve variações significativas no fluxo financeiro. Os valores precisam ser investidos de maneira efetiva e a sua destinação registrada.