O que é a gestão de processos? Fonte: Nomus Blog, 25/01/2023

Como falei anteriormente, a gestão de processos é uma forma de gerenciamento onde a empresa controla a sua operação através de processos. Com isso é possível obter uma visão mais objetiva do funcionamento do negócio, o que facilita a implementação de projetos de melhoria e a tomada de decisão. Essa forma de gestão serve para padronizar os processos da empresa, identificar pontos de melhoria e fazer com que as diferentes áreas da empresa funcionem em sinergia para alcançar as metas gerais do negócio.

Benefícios da gestão de processos
Ao aplicar uma boa gestão de processos a empresa pode alcançar diversos benefícios diretos e indiretos, como por exemplo:

Diretos:

Fornece uma visão muito mais detalhada do funcionamento da empresa;
Define padrões de processos para todas as áreas;
Facilita o treinamento de novos funcionários que podem seguir padrões bem estabelecidos;
Facilita a automatização de processos;
Identifica gargalos e oportunidades de melhoria;
Reduz a chance de perdas de materiais e produtos;
Reduz a chance de acidentes de trabalho;
Facilita a medição de desempenho.

Indiretos:

Redução de custos;
Aumento da satisfação dos clientes;
Aumento da qualidade;
Aumento geral da produtividade.

Como pode ver, a gestão de processos é algo muito vantajoso para as empresas e por isso é uma tendência cada vez mais adotada por gestores.

Como funciona a gestão de processos

Agora vamos ver mais na prática como a gestão de processos funciona e quais são seus principais pilares de funcionamento.

A ideia geral

Cada processo deve ser gerenciado de maneira específica, observando as suas particularidades. A ideia é gerenciar desde a sua entrada na empresa até a sua saída.

Então a gestão de processos vai além das operações isoladas e abrange a empresa como um todo, controlando várias áreas diferentes afim de alcançar os objetivos. Essa prática é conhecida como o controle pronta a ponta, sendo um dos principais conceitos da gestão de processos.

Pilar – Modelar e transformar
A modelagem serve como uma representação gráfica para planejar e aplicar uma transformação em um processo. Para implementar a gestão de processos, a empresa precisa estar aberta a remodelar os fluxos de trabalho e processos da operação.
É preciso uma cultura flexível para que as mudanças sejam aplicadas de forma rápida e sem resistência dos colaboradores.

Existem alguns tipos diferentes de transformação de processos:

Melhorias (BPI): pequenas mudanças que melhoram um processo pronto, visando agregar mais valor a empresa e ao cliente;
Redesenho (BPO): nesta transformação há uma mudança na visão do processo, sendo assim é preciso olhá-lo ponta a ponta para redesenhá-lo considerando a interação entre as áreas da empresa;
Reengenharia (BPR): aqui a alteração é completa, sendo necessário um novo mapeamento dos processos.

Pilar – Mapear e documentar os processos
Os processos precisam ser mapeados e documentados em uma sequência lógica de atividades. Esse mapeamento serve para identificar quais são as etapas que de fato entregam valor e quais podem ser reduzidas ou eliminadas. Por fim, a documentação garante que esse conhecimento não seja perdido com a saída de um funcionário e facilita a aplicação dos demais colaboradores da empresa.

Pilar – Padronizar
Com os processos mapeados é preciso padronizar a operação para assim garantir que os processos serão seguidos da forma planejada. Essa padronização é fundamental para garantir a previsibilidade dos resultados e garantir a qualidade dos produtos da empresa. Se cada pessoa realizar a atividade da forma que achar melhor, a empresa perde seus padrões e compromete a qualidade.

É possível aplicar essa padronização utilizando um checklist de atividades, por exemplo, onde o operador deve seguir uma lista de tarefas para realizar o processo.

- Como aplicar a gestão de processos na sua fábrica
Existem diversas formas de aplicar a gestão de processos em uma indústria. Para deixar o nosso artigo mais prático, irei sugerir uma estrutura de passos para sua equipe seguir:

1. Estudo e Planejamento
Para começar bem, é preciso conhecer a empresa e planejar. O primeiro passo é conhecer a sua empresa. Identifique qual nível de maturidade da sua empresa na gestão de projetos e quais são as práticas que estão em vigor na empresa atualmente. Mesmo empresas que possuem alguns processos estruturados podem encontrar pontos de melhoria. A ideia é fazer um diagnóstico rápido da operação. Depois disso é preciso planejar como será o novo processo e qual sua relação com a estratégia da empresa. Ou seja, quais seus objetivos, atividades e como gera valor.

2. Modelagem e transformação
Neste ponto a sua equipe deve modelar os novos processos ou remodelar os processos já existentes. Aqui é possível usar técnicas como o AS-IS para visualizar o processo atualmente e a TO-BE para visualizar o processo no futuro. Sua equipe deve fazer o desenho dos fluxos de trabalho e então realizar uma simulação para testar as novas rotinas. Dessa forma é possível validar se o planejado de fato funciona na prática e também é possível identificar como os colaboradores se adaptam às novas atividades. Com os testes feitos e possíveis ajustes realizados, é possível realizar a execução dos novos processos.

3. Monitoramento e melhorias
Agora sua equipe precisa monitorar os novos processos e assim identificar se ele de fato está atingindo os resultados esperados. Se o desempenho estiver baixo, é interessante que a empresa consiga identificar os problemas o quanto antes. É recomendado que a sua empresa utilize indicadores de desempenho para medir o resultado. Por fim, com problemas e oportunidades de melhoria identificados, a sua equipe pode trabalhar em ciclos de melhoria contínua para garantir que os processos continuem melhorando cada vez mais.

Sistema para a gestão de processos
Na hora de padronizar e organizar os processos da sua empresa, é preciso utilizar um sistema de gestão ERP que integre as diferentes áreas da empresa. Utilizando um sistema como o Nomus ERP Industrial é possível padronizar processos, integrar áreas e ainda acompanhar o desempenho de cada máquina e colaborar em indicadores de desempenho gráficos.